Microsoft Office और अन्य सॉफ़्टवेयर में लूप घटकों को “उत्पादकता की इकाइयाँ कहते हैं जो सिंक में रहती हैं और Microsoft 365 ऐप्स में स्वतंत्र रूप से चलती हैं।” लूप घटकों को डेटा के एक संरचित खंड के रूप में सोचें जो Microsoft डेटावर्स में रहता है और विभिन्न अनुप्रयोगों में देखा और अद्यतन किया जा सकता है।
करने के लिए कूद:
लूप घटकों के लिए संभावित उपयोग के मामले
आप लूप घटकों का उपयोग कैसे कर सकते हैं, इसके उदाहरण यहां दिए गए हैं:
- परियोजना और सीआरएम उपकरणों के साथ डेटा एकीकरण: यदि आप यह तय करने के लिए Microsoft टीम चैट में एक पोल बनाते हैं कि अगले महीने किस उत्पाद का प्रचार करना है या प्रोजेक्ट हितधारकों के साथ एक टू-डू सूची साझा करना है, तो क्या यह उपयोगी नहीं होगा यदि वह डेटा आपके प्रोजेक्ट प्लानिंग और ग्राहक संबंध प्रबंधन टूल में भी दिखाई दे आप इसे कॉपी और पेस्ट किए बिना?
- रीयल-टाइम, एकीकृत स्थिति अपडेट: यदि आप स्टेटस अपडेट एकत्र करने वाले ईमेल भेजते हैं, तो क्या यह आसान नहीं होगा यदि वे सीधे दस्तावेज़ में छोड़े जाते हैं जहाँ आप अपनी साप्ताहिक रिपोर्ट संकलित करते हैं और जब कोई अंतिम-मिनट सुधार भेजता है तो आपको इसे अपडेट नहीं करना पड़ता है?
- प्लेटफार्मों भर में एकीकृत तकनीकी सहायता समाधान: जब कोई ग्राहक तकनीकी सहायता से संपर्क करता है, तो इंजीनियरों के साथ समस्या पर चर्चा करने के लिए उनकी जानकारी को Dynamics 365 CRM से एक Teams चैट में कॉपी करना कैसा रहेगा? वहाँ से, क्या होगा अगर समस्या को हल करने के बारे में जानकारी उनके रिकॉर्ड में वापस आ जाती है, अगर वे तीन महीने बाद उसी मुद्दे के साथ वापस बुलाते हैं?
- वास्तविक समय, अप-टू-डेट मतदान: उपयोगकर्ता पेशेवरों और विपक्षों के साथ एक टेबल भी बना सकते हैं और लूप घटक में विचारों पर वोट कर सकते हैं जो अद्यतित रहता है (चित्रा ए).
चित्रा ए
मुझे लूप घटक कब और कहाँ मिल सकते हैं?
लूप घटक अब कई अलग-अलग Office और Microsoft 365 ऐप्स में उपलब्ध हैं, जिनमें SharePoint और OneNote, प्लस लूप ऐप शामिल हैं, जो आपके द्वारा बनाए गए या अन्य लोगों द्वारा आपके साथ साझा किए गए सभी लूप घटकों को देखने का एक स्थान है। लूप ऐप Word या Teams की जगह नहीं लेगा; बल्कि, यह उन दस्तावेज़ों में सहयोगी योजना के लिए है जो लगभग पूरी तरह से लूप घटकों से बने हैं (चित्रा बी). जबकि लूप ऐप सार्वजनिक पूर्वावलोकन में है, संगठनों को अपने उपयोगकर्ताओं के लिए इसे चालू करना चुनना होगा।
चित्रा बी
आप Microsoft Teams चैट में कुछ लूप घटकों का उपयोग कर सकते हैं — लेकिन अभी तक चैनलों में नहीं — Windows, Mac, Linux, iOS, Android पर Windows और वेब पर, और Outlook Windows और वेब पर। Microsoft व्हाइटबोर्ड के लिए लूप घटक डेस्कटॉप, वेब, टीमों के अंदर और सरफेस डिवाइस पर उपलब्ध हैं। जब तक आपका संगठन आपको ऐसे लिंक बनाने की अनुमति देता है जिन्हें संपादित किया जा सकता है या किसी के द्वारा देखा जा सकता है, तब तक यह कार्यक्षमता धीरे-धीरे वेब के लिए Word (डेस्कटॉप या मोबाइल पर नहीं) में रोल आउट हो रही है। हमेशा की तरह, हर किसी के पास तुरंत लूप का एक्सेस नहीं होगा।
देखना: Google कार्यक्षेत्र बनाम Microsoft 365: एक साथ-साथ विश्लेषण w/चेकलिस्ट (TechRepublic प्रीमियम)
लूप घटकों का उपयोग करने के लिए, आपके पास Office 365 या Microsoft 365 वाणिज्यिक लाइसेंस (E3 या E5) होना चाहिए; आपको बीटा चैनल या वर्तमान चैनल (पूर्वावलोकन) में Microsoft 365 इनसाइडर (ऑफ़िस इनसाइडर का नया नाम) रिलीज़ का उपयोग करने की भी आवश्यकता है।
आउटलुक में, लूप कंपोनेंट्स गैलरी रिबन के मुख्य संदेश टैब पर है; Word और Teams में, लूप घटक गैलरी सम्मिलित करें के अंतर्गत है। वर्तमान में उपलब्ध लूप घटक नीचे और अंदर सूचीबद्ध हैं चित्रा सी.
- बुलेटेड और क्रमांकित सूचियाँ।
- चेकलिस्ट जहां आप और जिन लोगों के साथ आप सूचियां साझा करते हैं, वे आइटम के पूरा होने पर चेक ऑफ कर सकते हैं।
- कार्य सूचियां जहां आप @ लोगों का उल्लेख करके उन्हें कार्य सौंप सकते हैं। आप नियत तिथियां भी निर्धारित कर सकते हैं जो उनके कैलेंडर में दिखाई देंगी और कहेंगी कि कितने दिन शेष हैं, फिर कार्यों की स्थिति को ट्रैक करें क्योंकि वे हो गए हैं। ये कार्य सूची Microsoft प्लानर और टू डू में सिंक करते हैं।
- पाठ के पैराग्राफ जिन्हें आप सहयोगी लेखन और संपादन के लिए साझा कर सकते हैं।
- विचार-मंथन (शायद अनौपचारिक वोटों के लिए एक कॉलम के साथ), विचारों का अनुरोध करने, जानकारी एकत्र करने या साइनअप शीट प्रबंधित करने के लिए आप टेबल्स का उपयोग कर सकते हैं।
- आप एक प्रश्न साझा करके और कई उत्तरों एकत्र करके या लोगों को बेहतर उत्तर देने और सर्वोत्तम उत्तर को अपडेट करने देकर प्रश्नोत्तर का संचालन कर सकते हैं। अन्य लोग भी सभी के उत्तर देने के लिए अपने स्वयं के प्रश्न जोड़ सकते हैं।
- वेब पर आउटलुक और वर्ड के लिए निजी पूर्वावलोकन में वर्तमान में एक और लूप घटक उपलब्ध है: माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म द्वारा संचालित पोल आपको बहुविकल्पीय प्रश्न, क्विज़, रेटिंग, रैंकिंग और वर्ड क्लाउड बनाने की सुविधा देता है जो लोगों द्वारा उनके सुझाव टाइप करने पर बढ़ते हैं।
चित्रा सी
लूप ऐप में AI कोपिलॉट टूल क्या है?
लूप ऐप में Copilot नामक एक AI टूल है जो आपके लिए सामग्री का सुझाव देगा, लेकिन यह केवल बहुत ही सीमित निजी पूर्वावलोकन में है जिसमें बहुत कम कंपनियां हैं। AI-पावर्ड जम्पस्टार्ट टूल SharePoint या व्यवसाय के लिए OneDrive से ऐसी फ़ाइलों का सुझाव दे सकता है जिनका आप लूप कार्यक्षेत्र में उपयोग करना चाहते हैं; यह अब एंटरप्राइज़ उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है, और आप इसे प्रयोग टैब में चालू कर सकते हैं।
लूप घटकों का उपयोग कैसे करें
जिन लोगों के साथ आप एक लूप घटक साझा करते हैं, वे इसे भेजते ही इसे संपादित करना शुरू कर सकते हैं, और आप उनके अपडेट देखेंगे; वैकल्पिक रूप से, यदि आप इसे भेजने के बाद कुछ सोचते हैं तो आप लूप घटक को संपादित कर सकते हैं। यदि आप किसी ईमेल में लूप घटक डालते हैं, तो आप यह देखने के लिए अपने संदेश पर वापस जा सकते हैं कि लोगों ने क्या जोड़ा है और संदेश भेजने के बाद भी अधिक जानकारी दर्ज कर सकते हैं।
आप देख सकते हैं कि लोग कब टाइप कर रहे हैं और आप देख सकते हैं कि टेक्स्ट के प्रत्येक भाग को कौन टाइप कर रहा है जबकि वे टाइप कर रहे हैं; आप बाद में अलग-अलग संपादनों पर भी होवर कर सकते हैं और देख सकते हैं कि किसने उन्हें टाइप किया लेकिन कब नहीं। यदि आप अपना नाम किसी और चीज़ पर अधिक स्पष्ट रूप से रखना चाहते हैं, शायद असहमत होने या चर्चा शुरू करने के लिए, घटक के अंदर // टाइप करें और टिप्पणी चुनें। यह आपको अपना नाम और एक टिप्पणी आइकन सम्मिलित करने की अनुमति देगा जो यह दिखाता है कि टिप्पणी कब लिखी गई थी जब लोग उस पर होवर करते हैं।
Word दस्तावेज़ की तरह एक स्थान पर लूप घटक बनाने के बाद, आप ऊपरी-दाएं कोने में कॉपी लिंक आइकन का चयन कर सकते हैं और उसे ईमेल या टीम चैट में कॉपी कर सकते हैं; आप इसे दूसरे प्रकार के संदेश में साझा कर सकते हैं, लेकिन यह एक इंटरैक्टिव घटक के बजाय वहां केवल एक लिंक होगा।
एक विकल्प के रूप में, यदि आप संपादक संदर्भ IQ मेनू खोलने के लिए वेब पर टीम्स चैट, वर्ड दस्तावेज़ या आउटलुक ईमेल में @ टाइप करते हैं, तो आप मौजूदा लूप घटकों को उसी तरह सम्मिलित कर सकते हैं जैसे आप एक फ़ाइल सम्मिलित करते हैं, Viva विषय से एक विषय या कोई व्यक्ति जिसका आप @ उल्लेख करना चाहते हैं। यदि यह पता चलता है कि आप ग्राहकों या बिक्री के बारे में बात कर रहे हैं, तो संदर्भ IQ डायनेमिक्स 365 से जानकारी का सुझाव देगा जिसे आप लूप घटक के रूप में सम्मिलित कर सकते हैं, इसलिए जब लोग इसे देखते हैं तो यह हमेशा अद्यतित रहता है।
यदि आप डेस्कटॉप पर केवल Word या Outlook का उपयोग करते हैं (जहाँ संपादक केवल वर्तनी परीक्षक है और @ उल्लेख केवल दस्तावेज़ टिप्पणियों में या किसी को ईमेल पता सूची में जोड़ने के लिए उपलब्ध हैं), तो आपको संपादक संदर्भ IQ मेनू दिखाई नहीं देगा जब आप प्रकार @। हालाँकि, यह वर्तमान में वेब पर Word में चल रहा है।
यदि मेरे पास नवीनतम Office ऐप्स नहीं हैं तो क्या मैं लूप घटकों का उपयोग कर सकता हूँ?
यदि आपके पास लूप घटकों को संभालने के लिए Office ऐप्स के हाल के पर्याप्त संस्करण नहीं हैं, तो भी आप उस सामग्री पर सहयोग कर सकते हैं जो अन्य लूप उपयोगकर्ता आपको भेजते हैं। किसी ईमेल या टीम चैट में लूप घटकों को देखने के बजाय, आपको Microsoft 365 वेब पोर्टल में उस फ़ाइल को खोलने के लिए एक लिंक मिलेगा जिसमें वे शामिल हैं, जहाँ आप सामग्री देख सकते हैं, जोड़ सकते हैं और संपादित कर सकते हैं। जैसे ही वे दस्तावेज़ में जोड़ेंगे आप यह भी देख पाएंगे कि कौन टाइप कर रहा है (चित्र डी).
चित्रा डी
यदि आप लूप घटकों को साझा कर रहे हैं, तो आपको वह फ़ाइल व्यवसाय के लिए OneDrive खाते के अनुलग्नक फ़ोल्डर में मिल जाएगी। जब आप घटक बनाते हैं तो फ़ाइल का नाम आपके द्वारा टाइप किया जाने वाला शीर्षक होगा; फ़ाइल प्रकार पुराना .fluid या नया .loop हो सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपने इसे कब बनाया था। आप फ़ाइल को OneDrive और Office.com पर अपनी हाल की फ़ाइल सूची में देखेंगे, और आप इसे OneDrive में भी खोज सकते हैं। लूप फ़ाइल खोलें, और आप किसी अन्य दस्तावेज़ की तरह इसके लिए एक लिंक साझा कर सकते हैं, लेकिन यदि आप .fluid फ़ाइल को स्थानांतरित करते हैं तो सावधान रहें: काम करने के लिए इसे OneDrive पर होना चाहिए।
लूप घटकों में जानकारी की सुरक्षा कैसे करें
लूप घटकों का उपयोग महत्वपूर्ण कंपनी जानकारी के लिए किया जा सकता है जो गोपनीय है और इसे व्यापक रूप से साझा नहीं किया जाना चाहिए; इनमें से अधिकतर जानकारी इतनी संवेदनशील है कि इसे वॉटरमार्क करने की आवश्यकता है।
टीम्स चैट में लूप घटक सबसे पहले संरक्षित होंगे, लेबल की एक ड्रॉपडाउन सूची के साथ आप संवेदनशील जानकारी को Microsoft Purview सूचना सुरक्षा से उपयुक्त कंपनी गोपनीयता नीति के साथ चिह्नित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं। Purview डेटा लॉस प्रोटेक्शन के लिए Office 365 या Microsoft 365 E5 लाइसेंस की आवश्यकता होती है।
लूप घटकों को उस जानकारी के लिए स्कैन किया जाएगा जो कंपनी की नीति कहती है कि आपको एकत्र या साझा नहीं करना चाहिए, जो कि क्रेडिट कार्ड विवरण, सामाजिक सुरक्षा नंबर या संवेदनशीलता लेबल के साथ चिह्नित जानकारी हो सकती है। यह सुविधा 2022 के अंत में रिलीज़ होने वाली थी लेकिन अभी तक उपलब्ध नहीं लगती है।
चूँकि आप .fluid और .loop फ़ाइलों की खोज कर सकते हैं, आप उन्हें eDiscovery का उपयोग करके ढूंढ सकते हैं, और उसके लिए Microsoft Purview में एक कार्यप्रवाह है, हालाँकि नया लूप ऐप अभी तक eDiscovery कार्यप्रवाह का समर्थन नहीं करता है। ईडिस्कवरी प्रीमियम में HTML ऑफ़लाइन निर्यात प्रारूप समर्थित है, या आप फ़ाइलों को डाउनलोड कर सकते हैं और फिर उन्हें देखने के लिए व्यवसाय के लिए OneDrive पर अपलोड कर सकते हैं। Microsoft लूप घटकों के लिए एक निर्यात स्वरूप पर भी काम कर रहा है जो तृतीय-पक्ष अनुपालन उपकरणों के साथ काम करेगा।
कैसे अपने खुद के लूप घटकों को बनाने के लिए
इससे पहले इसे लूप कहा जाता था, इन घटकों को चलाने वाली सिंकिंग तकनीक को फ्लुइड कहा जाता था, इसलिए .fluid फ़ाइल एक्सटेंशन नाम। Fluid एक ओपन-सोर्स प्रोजेक्ट है जिसका उपयोग अन्य सॉफ़्टवेयर विक्रेता कर सकते हैं और Azure सेवा डेवलपर टीम के साथ काम करने वाले सहयोगी एप्लिकेशन बनाने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
लेकिन अगर आप केवल एक साधारण लूप घटक बनाना चाहते हैं जहां आप उस जानकारी के लिए स्वरूपण और यूआई चुन सकते हैं जिसे आप साझा करना, सिंक करना और सहयोग करना चाहते हैं, तो अनुकूली कार्ड आपको ऐसा करने की अनुमति देगा। Microsoft Power Apps के उपाध्यक्ष रयान कनिंघम ने TechRepublic को बताया, “[the Adaptive Cards framework] लूप घटकों के समान ही अंतर्निहित तकनीक का उपयोग करता है।”
जल्द ही, डेवलपर्स उन एडेप्टिव कार्ड्स को पूर्ण लूप घटकों में बदलने में सक्षम होंगे जो कार्रवाई योग्य जानकारी के स्निपेट में ला सकते हैं जहां आपको सहयोग करने की आवश्यकता है। ज़ोहो प्रोजेक्ट्स और सर्विसडेस्क प्लस क्लाउड ने लूप घटकों का निर्माण किया है जो आपको एडाप्टिव कार्ड-आधारित लूप घटकों के निजी पूर्वावलोकन का उपयोग करके एक टीम चैट के अंदर एक कार्य असाइन करने या एक घटना को बंद करने देता है। गिटहब और एसएपी से अनुकूली कार्ड लूप घटक भी होंगे।
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