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सलाहकारों का प्रबंध करना

प्रबंधन पर ब्रायस

– उन्हें प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित करें।

बाहरी अनुबंध सेवाओं की आवश्यकता कोई नई बात नहीं है। आईटी-संबंधित सलाहकार तब से मौजूद हैं जब कंप्यूटर पहली बार व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए पेश किया गया था। आज, सभी फॉर्च्यून 1000 कंपनियों के सलाहकार आईटी में अलग-अलग भूमिकाएँ निभा रहे हैं, या तो ऑन-साइट या ऑफशोर। कई कंपनियाँ अपने सलाहकारों के काम से संतुष्ट हैं, अन्य नहीं। कुछ सलाहकारों को एक आवश्यक दुष्ट माना जाता है जो बेलगाम तरीके से काम निपटाते हैं और अत्यधिक दरें वसूलते हैं। इस प्रकार के सलाहकार के लिए, यह असामान्य नहीं है कि ग्राहक को इस बात से अनभिज्ञ रखा जाए कि सलाहकार ने क्या किया है, वे कहाँ जा रहे हैं, और क्या और कब वे अपना काम पूरा करेंगे। इसे समझें, ऐसे सलाहकारों द्वारा फैलाई गई अराजकता आपकी ही देन है।

आईटी सलाहकार तीन प्रकार की सेवाएँ प्रदान करते हैं:

1. विशेष विशेषज्ञता – उन कौशलों और दक्षताओं का प्रतिनिधित्व करना जिनके पास आपकी कंपनी वर्तमान में नहीं है, चाहे वह किसी विशेष उत्पाद, उद्योग, सॉफ्टवेयर, प्रबंधन तकनीकों, विशेष प्रोग्रामिंग तकनीकों और भाषाओं, कंप्यूटर हार्डवेयर आदि का ज्ञान हो।

2. अतिरिक्त संसाधन – उन कार्यों के लिए जहां आंतरिक संसाधन आवंटन या तो अनुपलब्ध है या कम आपूर्ति में है, कार्य करने के लिए बाहरी संसाधनों का उपयोग करना अक्सर बेहतर होता है।

3. सलाह प्रदान करें – किसी समस्या पर नया दृष्टिकोण प्राप्त करने के लिए, कभी-कभी आगे बढ़ने के तरीके पर वस्तुनिष्ठ राय देने के लिए किसी बाहरी व्यक्ति को लाना फायदेमंद होता है। आंखों का एक अलग समूह अक्सर कुछ ऐसा देख सकता है जिसे हमने अनदेखा कर दिया हो।

हम जिस भी उद्देश्य के लिए एक सलाहकार का उपयोग करना चाहते हैं, उन्हें काम पर रखने से पहले ही उनका प्रबंधन करना महत्वपूर्ण है। इसका मतलब है कि किसी कंपनी को सलाहकार नियुक्त करने से पहले ठीक से पता होना चाहिए कि वह क्या चाहती है।

असाइनमेंट परिभाषा

इससे पहले कि हम किसी सलाहकार से संपर्क करें, आइए कार्य को यथासंभव संक्षिप्त और सटीक रूप से परिभाषित करके शुरुआत करें; सच कहूँ तो, यह घरेलू कर्मचारियों के लिए नौकरी विवरण लिखने से बहुत अलग नहीं होना चाहिए। इसमें शामिल होना चाहिए:

1. दायरा – कार्य असाइनमेंट की सीमाओं को निर्दिष्ट करना और जो उत्पादन किया जाना है उसका विवरण देना। इसमें यह भी शामिल होना चाहिए कि काम कहां किया जाना है (ऑन-साइट, ऑफ-साइट, दोनों) और काम करने की समय सीमा।

2. कर्तव्य और उत्तरदायित्व – निष्पादित किये जाने वाले कार्य के प्रकार को निर्दिष्ट करना।

3. आवश्यक कौशल और दक्षताएँ – कार्य करने के लिए आवश्यक ज्ञान या अनुभव को निर्दिष्ट करना।

4. प्रशासनिक संबंध – यह निर्दिष्ट करना कि सलाहकार को किसे रिपोर्ट करना है और वे किसके साथ काम करेंगे (आंतरिक कर्मचारी और अन्य बाहरी सलाहकार)।

5. कार्यप्रणाली पर विचार – उपयोग की जाने वाली कार्यप्रणाली, तकनीकों और उपकरणों को निर्दिष्ट करना, साथ ही उत्पादित किए जाने वाले डिलिवरेबल्स और समीक्षा बिंदुओं को निर्दिष्ट करना। सलाहकार के प्रबंधन में यह एक महत्वपूर्ण विचार है। हालाँकि, यदि सलाहकार को अपनी कार्यप्रणाली का उपयोग करना है, तो ग्राहक को यह समझना चाहिए कि यह कैसे काम करता है और डिलिवरेबल्स का उत्पादन होता है।

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6. विविध इन-हाउस मानक – कंपनी के आधार पर, लागू कॉर्पोरेट नीतियों की समीक्षा करना आवश्यक हो सकता है, जैसे, यात्रा व्यय, ड्रेस कोड, उपस्थिति, व्यवहार, दवा परीक्षण, आदि।

कई लोग कहेंगे कि ऐसी असाइनमेंट परिभाषा अतिश्योक्तिपूर्ण है। से बहुत दूर। यदि हम पहले खेल के नियम स्थापित नहीं करेंगे तो हम किसी को कैसे प्रबंधित कर सकते हैं? अपना होमवर्क अभी करने से बाद में सलाहकार को प्रबंधित करने का प्रयास करते समय लाभ मिलेगा। असाइनमेंट की स्पष्टता से ग्राहक और सलाहकार दोनों को समान रूप से लाभ होता है। इस तरह की विशिष्टता अस्पष्ट क्षेत्रों को समाप्त कर देती है और सलाहकार को कीमत उद्धृत करने में भौतिक रूप से सहायता करती है।

एक सलाहकार का चयन

असाइनमेंट परिभाषा के साथ, अब हम एक सलाहकार को चुनने की प्रक्रिया अनिवार्य रूप से उसी तरह शुरू कर सकते हैं जैसे एक इन-हाउस कर्मचारी का चयन करते हैं। सही सलाहकार चुनना उतना ही महत्वपूर्ण कार्य है जितना कि किया जाने वाला कार्य। इस प्रकार, उम्मीदवारों को असाइनमेंट के लिए अपनी विशेषज्ञता प्रदर्शित करने में सक्षम होना चाहिए। प्रमाणीकरण और/या इन-हाउस परीक्षण आवश्यक कौशल और दक्षताओं की जांच करने के अच्छे तरीके हैं। इसके अलावा, पूर्व परामर्श कार्यों की समीक्षा करना (और संदर्भों की जांच करना) बहुत मददगार है। मानकों की कमी वाले उद्योग में क्रेडेंशियल्स की जांच करना अनिवार्य है। उदाहरण के लिए, कई सलाहकारों के पास फैंसी उपाधि हो सकती है और वे अपने क्षेत्र के विख्यात विशेषज्ञ होने का दावा कर सकते हैं, लेकिन वास्तव में, वे अनुबंध प्रोग्रामर से ज्यादा कुछ नहीं हो सकते हैं। दूसरे शब्दों में, भेड़ के भेष में भेड़ियों से सावधान रहें।

आदर्श रूप से, एक सलाहकार के पास व्यावसायिक और तकनीकी पृष्ठभूमि दोनों होनी चाहिए। सच है, आईटी असाइनमेंट करने के लिए तकनीकी विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है, लेकिन सलाहकार के लिए आपके वातावरण के अनुकूल होने के लिए व्यवसाय (विशेष रूप से आपके व्यवसाय) की बुनियादी समझ भी महत्वपूर्ण है। यह तब भी आवश्यक है जब आप अनुबंध प्रोग्रामर से अधिक कुछ भी उपयोग नहीं कर रहे हों।

पारिश्रमिक के संदर्भ में, आपके पास आम तौर पर दो विकल्प होते हैं: एक प्रति घंटा की दर या एक निश्चित कीमत। पूर्व के लिए, सुनिश्चित करें कि ऑन-साइट और ऑफ-साइट सहित काम के घंटे निर्दिष्ट हैं। कई ग्राहक ऑफ-साइट सलाहकार के लिए प्रति घंटा वेतन देने में असहज होते हैं। इस परिदृश्य के तहत, किए गए कार्य और खर्च किए गए समय को सूचीबद्ध करने के लिए नियमित स्थिति रिपोर्ट की आवश्यकता होनी चाहिए। हालाँकि, परामर्श सेवाओं का बड़ा हिस्सा एक निश्चित मूल्य अनुबंध पर आधारित है। यहां कार्यप्रणाली की भूमिका काफी महत्वपूर्ण हो जाती है। चाहे आप “PRIDE” या किसी अन्य ब्रांड इससे परियोजना के प्रबंधन के संदर्भ में एक प्रभावी संवाद संप्रेषित किया जा सकता है। इसके अलावा, कार्यप्रणाली अनुमान और अनुसूचियां तैयार करने का आधार बन जाती है।

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अपने उम्मीदवारों की जांच करने के बाद, अब कीमत के मुकाबले विशेषज्ञता के स्तर को संतुलित करना आवश्यक हो गया है। निश्चित रूप से, एक वरिष्ठ व्यक्ति शायद कम समय में काम पूरा कर सकता है, लेकिन शायद लागत आपके बजट के लिए बहुत अधिक हो सकती है। इस बिंदु पर “विशेषज्ञता” बनाम “व्यय” एक गंभीर विचार बन जाता है।

जिसे भी चुना जाए, उसके लिए जरूरी है कि एक लिखित समझौता तैयार किया जाए और उस पर हस्ताक्षर किए जाएं। समझौते में ऊपर उल्लिखित असाइनमेंट परिभाषा और किसी अन्य प्रासंगिक कॉर्पोरेट शब्दावली का संदर्भ होना चाहिए। बहुत महत्वपूर्ण: सुनिश्चित करें कि यह स्पष्ट है कि सलाहकार द्वारा उत्पादित कार्य आपकी विशेष संपत्ति बन जाता है (परामर्शदाता की नहीं)। इसके अलावा, सलाहकार को अन्य असाइनमेंट से गलत तरीके से काम का उपयोग नहीं करना चाहिए। अंत में, कारीगरी से संबंधित एक खंड जोड़ें; यह कि सलाहकार पाए गए किसी भी दोष को अपने खर्च पर ठीक करेगा; उदाहरण के लिए, दोषपूर्ण सॉफ़्टवेयर, डेटा बेस डिज़ाइन इत्यादि।

सलाहकार का प्रबंधन

सलाहकारों को प्रबंधित करने के दो सबसे स्पष्ट तरीके हैं उनसे नियमित स्थिति रिपोर्ट और परियोजना समय रिपोर्ट तैयार करवाना। ऐसी रिपोर्टें साप्ताहिक आधार पर तैयार की जानी चाहिए और इसमें यह बताया जाना चाहिए कि सलाहकार ने पिछले सप्ताह के लिए क्या तैयार किया है और आने वाले सप्ताह के लिए अपनी योजनाओं का विवरण दिया है। आपको, ग्राहक को, ऐसी सभी रिपोर्टों की समीक्षा और अनुमोदन करना चाहिए और तदनुसार दाखिल करना चाहिए।

एक कार्यप्रणाली सलाहकार की प्रगति पर नज़र रखने में भौतिक रूप से सहायता करती है। किसी परियोजना के रोडमैप के रूप में, कार्यप्रणाली यह अनुमान लगाती है कि क्या उत्पादन किया जाना है और कब। ऐसे रोडमैप के बिना, आप सलाहकार की दया पर निर्भर हैं। इन पंक्तियों के साथ, मुझे यूके में एक बड़ी विनिर्माण कंपनी की कहानी याद आती है जिसने एक प्रमुख सिस्टम विकास कार्य से निपटने के लिए बड़ी सीपीए फर्मों में से एक का उपयोग किया था। यह प्रणाली ग्राहक के लिए बहुत महत्वपूर्ण थी, लेकिन इसे विकसित करने के लिए आवश्यक घरेलू संसाधनों की कमी के कारण, उन्होंने इसे डिजाइन और विकसित करने के लिए सीपीए फर्म की ओर रुख किया। अफसोस की बात है कि ग्राहक ने परियोजना के लिए कार्यप्रणाली को परिभाषित करने के लिए समय नहीं लिया और इसे सीपीए फर्म के विवेक पर छोड़ दिया। परियोजना शुरू हुई और सीपीए फर्म ने सिस्टम और प्रोग्रामिंग कार्य करने के लिए कई जूनियर स्टाफ सदस्यों को साइट पर लाया। अब तक तो सब ठीक है। हालाँकि, ग्राहक द्वारा वरिष्ठ भागीदार से परियोजना की स्थिति के बारे में पूछने (कई मासिक चालानों के बाद) में काफी समय बीत गया। वरिष्ठ भागीदार ने ग्राहक को आश्वासन दिया कि सब कुछ ठीक है और परियोजना सुचारू रूप से आगे बढ़ रही है। अधिक समय बीत चुका है (और अधिक चालान का भुगतान किया जा चुका है) और अभी भी दिखाने के लिए कुछ नहीं है। काफी चिंतित होकर, ग्राहक ने सलाहकार को परेशान करना शुरू कर दिया कि परियोजना कब पूरी होगी। अंततः, कई महीनों तक रुकने के बाद, सलाहकार ने गर्व से घोषणा की, “आज हमने चरण 1 पूरा कर लिया है…लेकिन अब हमें चरण 2 की ओर बढ़ना है।” और, जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, कई और सफल चरण आए जिनका कोई अंत नहीं दिख रहा था।

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इस कहानी से क्या शिक्षा मिलती है? कार्यप्रणाली रोडमैप के बिना, किसी सलाहकार को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना लगभग असंभव है। परियोजना लगभग तुरंत ही दिशा खो देगी और परियोजना अधर में लटक जाएगी। इस संबंध में जीतने वाला एकमात्र व्यक्ति सलाहकार है जिसे भुगतान किया जा रहा है, भले ही उसका काम कितना भी अच्छा क्यों न हो। अस्पष्ट सामान्यताओं के बजाय, आपको, ग्राहक को, डिलिवरेबल्स द्वारा प्रबंधन करना सीखना होगा।

निष्कर्ष

बाहरी सलाहकारों के उपयोग पर विचार करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए मेरी सबसे महत्वपूर्ण अनुशंसा सरल है: सब कुछ लिखित रूप में प्राप्त करें! कार्य असाइनमेंट को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें, असाइनमेंट की शर्तों को बताते हुए एक हस्ताक्षरित अनुबंध प्राप्त करें और नियमित स्थिति रिपोर्ट की मांग करें।

मुझे हमेशा आश्चर्य होता है कि कैसे कंपनियाँ परामर्श देने वाली कंपनियों को परियोजना कार्य को अपनी इच्छानुसार करने के लिए कार्टे ब्लांश देती हैं। एक सलाहकार को संपूर्ण नियंत्रण सौंपना न केवल गैर-जिम्मेदाराना है, बल्कि अत्यधिक संदिग्ध है और यह मिलीभगत और रिश्वत का प्रतिनिधित्व कर सकता है।

सलाहकारों के प्रबंधन में कुछ भी जादुई नहीं है। इसके लिए सरल योजना, संगठन और नियंत्रण से अधिक कुछ की आवश्यकता नहीं है। यदि आप ऐसा करने के इच्छुक नहीं हैं, तो प्राप्त परिणामों से आश्चर्यचकित न हों। किसी सलाहकार को ठीक से प्रबंधित करने या प्रगति पर काम का पर्याप्त निरीक्षण करने में विफलता अपर्याप्त परिणाम देगी। तो, अपने आप पर (और अपनी कंपनी पर) एक उपकार करें, अपना होमवर्क करें और सलाहकार और अपने दोनों के लिए एक जीत-जीत परिदृश्य बनाएं।

भरोसा रखें!

ध्यान दें: चिह्नित और अचिह्नित दोनों ट्रेडमार्क उनकी संबंधित कंपनियों के हैं।


लेखक: टिम ब्राइस

टिम ब्राइस एक लेखक और प्रबंध निदेशक हैं एम एंड जेबी इन्वेस्टमेंट कंपनी (एम एंड जेबी) पाम हार्बर, फ्लोरिडा के हैं और उनके पास प्रबंधन परामर्श क्षेत्र में 40 वर्षों से अधिक का अनुभव है। उस तक पहुंचा जा सकता है [email protected]

टिम के कॉलम के लिए, देखें: timbrice.com

कॉपीराइट © 2018 टिम ब्राइस द्वारा। सर्वाधिकार सुरक्षित।

2023-09-17 19:15:00
#सलहकर #क #परबध #करन

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