लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए बैठकें महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि वे एकता को बढ़ावा देती हैं और संचार, योजना और संरेखण की सुविधा प्रदान करती हैं – लेकिन तभी जब वे प्रभावी ढंग से चलती हैं। खराब तरीके से चलने वाली बैठकें टीम के प्रदर्शन, सामंजस्य और अंततः अपने लक्ष्यों को पूरा करने में सफलता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती हैं।
वरिष्ठ प्रबंधकों के एक सर्वेक्षण में, 71% ने कहा कि बैठकें अनुत्पादक और अक्षम हैं। और ए 20 संस्थाओं का अध्ययन पता चला कि बैठकों में बेकार व्यवहार – जैसे शिकायत करना या दूसरों की आलोचना करना – कम बाजार हिस्सेदारी, कम नवाचार और कम कर्मचारी जुड़ाव से जुड़े हैं।
देखें कि क्या निम्न परिदृश्य जाना-पहचाना लगता है: आपको एक मीटिंग आमंत्रण प्राप्त होता है जिसका शीर्षक केवल “उत्पाद लॉन्च” है, जिसमें कोई और विवरण नहीं है। आप बैठक में भाग लेते हैं क्योंकि आपकी टीम लॉन्च घटक को संभालती है और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप कुछ भी याद नहीं कर रहे हैं। लीज़ा, टीम लीड, नई उत्पाद शृंखला का परिचय देती हैं। हालांकि, कुछ ही मिनटों में बातचीत में एक मोड़ आ जाता है जब जॉन, एक वरिष्ठ विपणन कार्यकारी, कंपनी की संस्कृति और ऊपरी प्रबंधन से समर्थन की कमी के बारे में शिकायत करना शुरू कर देता है। यह उत्पाद लॉन्च के बजाय कंपनी की संस्कृति के बारे में एक असंबंधित, गरमागरम बहस छिड़ जाती है। हर कोई भ्रमित और निराश है.
टीमों और कोचिंग टीम के नेताओं के साथ काम करने के कई वर्षों में, मैंने चार निष्क्रिय व्यवहार देखे हैं जो मीटिंग्स को पटरी से उतारने का कारण बनते हैं। उत्पादकता, दक्षता और प्रभावशीलता सुनिश्चित करने के लिए, प्रबंधकों को यह जानने की आवश्यकता है कि जब वे दिखाई दें तो इन व्यवहारों को कैसे स्पॉट करें, रोकें और उनसे निपटें।
चार निष्क्रिय बैठक व्यवहार
चार दुष्क्रियात्मक व्यवहार, या मीटिंग डिरेलर, उन मीटिंग्स में दिखाई देते हैं जिनमें फोकस और स्पष्टता की कमी होती है और संक्षिप्त नाम GAAS का उपयोग करके संक्षेप में प्रस्तुत किया जा सकता है:
गुरुत्वाकर्षण की समस्या
ये तब होते हैं जब टीम के सदस्य किसी चुनौती या मुद्दे पर चर्चा करने में चूसे जाते हैं जो टीम के स्तर पर मूल रूप से असाध्य है, गुरुत्वाकर्षण बल की तरह। एक गुरुत्वाकर्षण समस्या को हल करने की कोशिश करने से समय, मानसिक क्षमता और प्रेरणा को हल करने योग्य मुद्दों से दूर कर दिया जाता है, जिससे टीम में निराशा पैदा होती है। पिछले उदाहरण में, कंपनी की संस्कृति और नेतृत्व का समर्थन गुरुत्वाकर्षण की समस्याएं हैं जो हल करने योग्य मुद्दे से ध्यान भंग कर रहे हैं: उत्पाद लॉन्च।
धारणा अधिभार
ऐसा तब होता है जब टीम के सदस्य किसी विशिष्ट मुद्दे, व्यक्ति या स्वयं के बारे में अत्यधिक या असत्यापित अनुमान लगाते हैं। जबकि कुछ धारणाएँ आवश्यक हैं, उन पर बहुत अधिक और बिना सत्यापन के भरोसा करना गलत या अधूरी जानकारी के आधार पर निर्णय ले सकता है।
यह व्यवहार टीम के सदस्यों को एक-दूसरे के बारे में धारणा बनाने, अविश्वास और संदेह के माहौल को बढ़ावा देने के लिए भी बढ़ाता है, जो सहयोग और उत्पादकता को बाधित करता है। उदाहरण के लिए, मार्क और मैरी नेतृत्व के लिए एक प्रस्तुतिकरण पर काम कर रहे हैं। मैरी एक दृष्टिकोण सुझाती है, लेकिन मार्क मानता है कि वह नियंत्रण लेने और क्रेडिट का दावा करने की कोशिश कर रही है। नतीजतन, वह उससे जानकारी वापस लेता है। यदि मार्क ने अपनी धारणा को संबोधित किया होता, तो उनका सहयोग अधिक कुशल और सफल होता।
टीम के सदस्यों के लिए अनजाने में यह मान लेना भी सामान्य है कि दूसरों के पास भी वही पृष्ठभूमि ज्ञान या समझ है जो वे करते हैं। इससे भी बदतर, वे मानते हैं कि वे अपने साथियों की समस्याओं को बिना पर्याप्त संदर्भ के हल कर सकते हैं। दोनों ही स्थितियां हताशा और अविश्वास की ओर ले जाती हैं।
कष्टप्रद नकारात्मक विचार
सामान्य “संज्ञानात्मक विकृतियाँ,” या अनुत्पादक सोच पैटर्न मैं “कष्टप्रद नकारात्मक विचार” (एएनटी) के रूप में संदर्भित करता हूं, बैठक के परिणामों को भी प्रभावित कर सकता हूं। यहां बताया गया है कि वे कैसे दिखाई दे सकते हैं:
- ऑल-ऑर-नथिंग थिंकिंग: एक ग्राफ़िक डिज़ाइनर संपूर्ण उत्पाद लाइन को एक विफलता के रूप में खारिज कर देता है क्योंकि उनका मानना है कि पैकेजिंग डिज़ाइन सही नहीं है। उनका निराशावाद टीम के लिए रचनात्मक समाधान निकालना मुश्किल बना देता है और बैठक के समग्र मूड को खराब कर देता है।
- अतिसामान्यीकरण: टीम का एक सदस्य एक नकारात्मक ग्राहक समीक्षा देखता है और निष्कर्ष निकालता है कि हर कोई उत्पाद को नापसंद करता है। उनका अतिसामान्यीकरण बातचीत को पटरी से उतार देता है, जिससे टीम सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करने के बजाय उत्पाद का बचाव करने पर ध्यान केंद्रित करती है।
- तबाही मचाना: टीम के एक सदस्य को मामूली बजट कटौती के बारे में पता चलता है। उनका दावा है कि इसके परिणामस्वरूप छंटनी और बड़े पैमाने पर परियोजना में देरी होगी। उनका अलार्मवाद कम बजट के प्रबंधन के लिए व्यावहारिक समाधान पर चर्चा करने से टीम को विचलित करता है।
- भावनात्मक तर्क: एक टीम सदस्य अपने सहयोगी के अपने विचार के बारे में उत्साह की कमी को एक संकेत के रूप में व्याख्या करता है कि उसका योगदान भयानक है। टीम तब विचार की खूबियों पर चर्चा करने के बजाय उसे आश्वस्त करने में समय बर्बाद करती है।
गिलहरी का पीछा
टीम के कुछ सदस्यों को बैठक के उद्देश्य पर केंद्रित रहने और असंबंधित स्पर्शरेखाओं (यानी, गिलहरी) को पेश करने में कठिनाई होती है। उदाहरण के लिए, एक संभावित ग्राहक के लिए बिक्री पिच को अंतिम रूप देने पर केंद्रित टीम मीटिंग में, टीम का एक सदस्य एक अलग परियोजना के विवरण पर चर्चा करता रहता है जिसे वह प्रबंधित कर रहा है। हालांकि टीम के चल रहे काम के लिए प्रासंगिक है, यह टीम मीटिंग के फोकस से संबंधित नहीं है। उनके हस्तक्षेप टीम को विचलित करते हैं, उन्हें बिक्री पिच को प्रभावी ढंग से और कुशलता से अंतिम रूप देने से रोकते हैं। जब टीम गिलहरी का पीछा करती है, तो यह समय बर्बाद करती है और टीम के अन्य सदस्यों को निराश करती है।
बैठक derailers रोकें
वास्तव में होने से पहले अच्छी टीम बैठकें शुरू हो जाती हैं। इस प्रकार, आप बैठक की तैयारी और योजना कैसे बनाते हैं, इसकी दक्षता और परिणामों पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ सकता है।
फोकस और स्पष्टता दो अलग-अलग लेकिन परस्पर जुड़ी हुई अवधारणाएं हैं जो जीएएएस व्यवहार को रोकने में मदद करेंगी। उनके बिना, टीम के सदस्य आमतौर पर भ्रमित होते हैं और इस तरह से दिखाई देते हैं जो मीटिंग को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है – या वे बिल्कुल भी दिखाई नहीं देते हैं। उदाहरण के लिए:
- टीम के सदस्य जो बैठक के लक्ष्य के लिए महत्वपूर्ण हैं, सोचते हैं कि उनकी उपस्थिति केवल एक औपचारिकता है और इसलिए उन्हें नहीं लगता कि उन्हें तैयारी करने, भाग लेने या यहां तक कि भाग लेने की आवश्यकता है।
- टीम के सदस्य सोचते हैं कि उनकी उपस्थिति का अर्थ है कि उनके पास चर्चा के विषयों पर निर्णय लेने का अधिकार, प्रासंगिकता और विशेषज्ञता है, भले ही ऐसा न हो।
- टीम के सदस्य इन्हें सहकर्मियों के साथ जुड़ने के नेटवर्किंग अवसरों के रूप में देखते हैं जो लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय अक्सर नहीं देख पाते हैं।
- टीम के सदस्यों का मानना है कि बैठक से पहले की किसी तैयारी की आवश्यकता नहीं है, जिससे समय की बर्बादी होती है।
यहां अपनी टीम की मीटिंग्स को ट्रैक पर रखने का तरीका बताया गया है:
अपना मीटिंग फ़ोकस बढ़ाएँ।
सुनिश्चित करें कि टीम के सदस्य विषय पर बने रहें और विचलित हुए बिना केवल प्रासंगिक मुद्दों को संबोधित करें। इसे प्राप्त करने के लिए, आयोजकों को चाहिए:
- प्राथमिक उद्देश्य निर्धारित करें। क्या निर्णय लेना, मंथन करना, लोगों को एक साथ लाना, या कुछ और लक्ष्य है? व्यापक लक्ष्य पर नजर रखने से आपको एक केंद्रित और स्पष्ट एजेंडा विकसित करने में मदद मिलेगी। उदाहरण के लिए, निर्णय लेने वाली बैठक में, उद्देश्य विभिन्न विकल्पों में से चुनाव करना है। इस प्रकार, आयोजकों को विकल्पों, समर्थन डेटा, निर्णय निर्माताओं और निर्णय लेने की प्रक्रियाओं को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए।
- पूछताछ-संचालित बयानों के रूप में लक्ष्यों को फिर से फ्रेम करें। उदाहरण के लिए, “लक्ष्य-निर्धारण” को एक विषय के रूप में सूचीबद्ध करने के बजाय, एजेंडा आइटम को “प्रोजेक्ट एक्स के लिए हमारे डिलिवरेबल्स क्या हैं?” ऐसा करने से, टीम के सदस्य बैठक में शामिल होने से पहले ही संभावित समाधानों के बारे में सोचना शुरू कर सकते हैं।
- केवल टीम के सदस्यों को आमंत्रित करें जिनकी बैठक के उद्देश्य को प्राप्त करने में प्रत्यक्ष भूमिका है। उदाहरण के लिए, एक बुद्धिशीलता बैठक में, आप विविध और नवीन विचारों को प्रोत्साहित करने के लिए विभिन्न पृष्ठभूमि और दृष्टिकोण वाले व्यक्तियों को आमंत्रित करना चाहते हैं। इसके विपरीत, एक निर्णय लेने वाली बैठक में, उपस्थित लोगों को विकल्पों, प्रासंगिक डेटा को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए और उनके पास उचित निर्णय लेने का अधिकार होना चाहिए। विषय से जुड़े सभी लोगों को आमंत्रित करना लुभावना है, ध्यान रखें कि GAAS व्यवहार भीड़ भरे, अनफोकस्ड वातावरण में फलता-फूलता है।
स्पष्टता के साथ संवाद करें।
स्पष्ट संचार गलतफहमी और ध्यान भटकाने की संभावना को कम करता है, विशेष रूप से जीएएएस व्यवहार से। बैठक के फोकस को प्रभावी ढंग से संप्रेषित करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आमंत्रित टीम के सदस्य तीन प्रमुख तत्वों को स्पष्ट रूप से समझें:
- महत्त्व: बताएं कि बैठक की आवश्यकता क्यों है और इसके परिणामों का संभावित प्रभाव क्या है। यदि यह स्पष्ट है, तो उपस्थित लोगों को मीटिंग की अत्यावश्यकता और महत्व और उनकी उपस्थिति क्यों आवश्यक है, यह दिखाई देगा। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, “यह बैठक हमारे आगामी उत्पाद लॉन्च के लिए मार्केटिंग रणनीति निर्धारित करेगी, जो हमारी बिक्री और ब्रांड पहचान को प्रभावित करेगी।”
- प्रासंगिकता: स्पष्ट रूप से संवाद करें कि मीटिंग का फोकस सीधे आमंत्रित टीम के सदस्यों के काम या लक्ष्यों से कैसे संबंधित है। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, “डिज़ाइन विभाग के प्रमुख के रूप में, मुझे हमारी मार्केटिंग रणनीति निर्धारित करने के लिए पैकेजिंग डिज़ाइन पर आपके इनपुट की आवश्यकता है।” इससे उन्हें अपनी जिम्मेदारियों और बैठक के उद्देश्य के बीच सीधा संबंध देखने में मदद मिलती है।
- भागीदारी: किसी भी सहित, प्रत्येक प्रतिभागी के लिए अपेक्षाओं का संचार करें कार्य से पहले आपको उन्हें पूरा करने की आवश्यकता है, यह सुनिश्चित करने में सहायता के लिए कि वे तैयार होकर आएं।
निमंत्रण का मसौदा तैयार करने में शॉर्टकट न अपनाएं। सीधी, आसानी से समझ में आने वाली भाषा का प्रयोग करें, और शब्दजाल या अत्यधिक तकनीकी शब्दों से बचें जो भ्रम पैदा कर सकते हैं। यह उपस्थित लोगों को संदेश को समझने में मदद करता है, खासकर जब उनके पास विशेषज्ञता के विभिन्न स्तर हों।
मीटिंग डिरेलर्स को हैंडल करें
गैस की गंध के प्रति हमारी प्राकृतिक प्रतिक्रिया की एक मानसिक तस्वीर चित्रित करके अपनी टीम को जीएएएस व्यवहार की अवधारणा से परिचित कराएं: ए) स्रोत की पहचान करना, बी) गैस की आपूर्ति बंद करना, और/या सी) इमारत को तुरंत खाली करना। उन्हें एक साधारण शीट प्रदान करें जो प्रत्येक व्यवहार और उसके विवरण को सूचीबद्ध करती है।
सभी को इन व्यवहारों को नाम से संदर्भित करने के लिए प्रोत्साहित करें, जैसे “गुरुत्वाकर्षण समस्या” या “गिलहरी”। यह माहौल को हल्का और सकारात्मक रखते हुए टीम को इन व्यवहारों को जल्दी से पहचानने और संबोधित करने में मदद करता है। फिर, जब वे दिखाई दें तो GAAS व्यवहारों को गैर-धमकी भरे तरीके से संबोधित करें। उदाहरण के लिए, यदि टीम का कोई सदस्य विषय से हटकर जाता है या GAAS व्यवहार प्रदर्शित करता है, तो उसे नाम से पुकारें, कुछ ऐसा कहें, “यह एक गिलहरी है, है ना?” यह दृष्टिकोण “आप विषय से हटकर हैं” कहने की तुलना में कम खतरनाक है और ध्यान केंद्रित रहने के लिए एक सौम्य अनुस्मारक हो सकता है।
एक मुस्कान दो लोगों के बीच की सबसे छोटी दूरी है, इसलिए मीटिंग के दौरान हास्य टीम के सदस्यों के बीच संबंध और सकारात्मक संबंध स्थापित करने में मदद कर सकता है। कुछ उदारता का परिचय एक आरामदायक वातावरण बना सकता है जहां लोग जोखिम लेने और एक-दूसरे को चुनौती देने में अधिक सहज महसूस करते हैं। यह भाईचारा और विश्वास भी बना सकता है, मूड को हल्का कर सकता है और मीटिंग्स को और अधिक मनोरंजक बना सकता है।
एक बैठक में मैंने हाल ही में भाग लिया, उदाहरण के लिए, टीम के एक सदस्य जो “गिलहरी” को फेंकने के लिए जाने जाते थे, ने कहा, “क्या यह ठीक है अगर मैं यहां एक गिलहरी फेंक दूं?” टीम के बाकी लोग हंसे और अनुमति दी; किसी और ने जोड़ा, “यह बेहतर होगा कि एक गिलहरी पीछा करने लायक हो।” टीम के सदस्य ने गिलहरी को अंदर फेंक दिया, लेकिन उसके पीछे जाने के बजाय, हर कोई केंद्रित रहा और विषय पर टिका रहा। इस दृष्टिकोण ने हल्के-फुल्के माहौल को बनाए रखते हुए बैठक को प्रभावी ढंग से ट्रैक पर रखा। इस दृष्टिकोण को कार्य करते देखना एक आकर्षक अनुभव था।
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जीएएएस व्यवहार को समझना, रोकना और संबोधित करना आपकी टीम की उत्पादकता को बढ़ाएगा और आपकी बैठकों को समय लेने वाली, अनुत्पादक और दर्दनाक अभ्यासों से सफलता के शक्तिशाली उपकरणों में बदल देगा। उन्हें अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के रास्ते में न आने दें।
2023-05-19 12:15:34
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